Videokonferenzen sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Doch die Kosten für Videocall-Tools variieren erheblich – von komplett kostenlos bis zu mehreren hundert Euro pro Nutzer und Jahr. Dieser Artikel schafft Transparenz und hilft bei der richtigen Wahl.
Die kostenlose Variante: Was bekommt man wirklich?
Fast alle großen Videocall-Anbieter haben kostenlose Tarife. Doch die Einschränkungen sind oft erheblich:
- 1:1-Gespräche: Unbegrenzt
- Gruppen-Meetings: Maximal 40 Minuten
- Teilnehmer: Bis zu 100
- Cloud-Aufnahme: Nicht enthalten
- Preis: 0 €
- 1:1-Gespräche: Bis 60 Minuten (ab Herbst 2023 wieder unbegrenzt)
- Gruppen-Meetings: Bis 60 Minuten, max. 100 Teilnehmer
- Cloud-Aufnahme: Nicht enthalten (nur mit Workspace)
- Preis: 0 € (mit Google-Konto)
- Meetings bis 60 Minuten, max. 100 Teilnehmer
- Chat mit 60 Tagen History
- 5 GB Cloud-Speicher
- Preis: 0 € (mit Microsoft-Konto)
Die bezahlten Tarife im Vergleich
Wer mehr braucht, zahlt. Hier ein direkter Vergleich der Einstiegspläne:
- Zoom Pro: 13,33 €/Monat (jährlich) pro Lizenz – Gruppen-Meetings bis 30h, Cloud-Aufnahmen, bis zu 100 Teilnehmer
- Google Workspace Business Starter: 5,75 €/Nutzer/Monat – Meet inkl., 30 GB Speicher, bis 100 Teilnehmer im Meeting
- Microsoft 365 Business Basic: 5,10 €/Nutzer/Monat – Teams inkl., 1 TB Speicher, bis 300 Teilnehmer
- Whereby Pro: 8,99 €/Monat – bis 100 Teilnehmer, eigene Branding-Optionen, kein App-Download nötig
"Wer bereits Google Workspace oder Microsoft 365 nutzt, zahlt für Videokonferenzen keinen Cent extra. Das vergessen viele beim Tool-Vergleich."
Versteckte Kosten: Was oft vergessen wird
Neben dem Abopreis gibt es weitere Kostenpunkte, die beim Vergleich oft übersehen werden:
- Cloud-Aufnahmen: Zusätzlicher Speicher kostet bei Zoom extra (ab Zoom Pro 1 GB inklusive)
- Transkription: KI-Protokolle sind meist nur in Premium-Plänen enthalten
- Webinar-Features: Zoom Webinars oder Teams Live Events kosten deutlich mehr als normale Meeting-Lizenzen
- Support: Priority-Support ist oft nur in höheren Tarifen verfügbar
Gesamtkostenrechnung für ein 10-Personen-Team (pro Jahr)
- Zoom Pro: 10 × 13,33 € × 12 = 1.600 €/Jahr
- Google Workspace Starter: 10 × 5,75 € × 12 = 690 €/Jahr
- Microsoft 365 Business Basic: 10 × 5,10 € × 12 = 612 €/Jahr
- Whereby Pro (1 Raum für alle): 8,99 € × 12 = 108 €/Jahr
Die Differenz ist erheblich: Wer Zoom kauft, zahlt über das Dreifache gegenüber Microsoft 365 – für dieselbe Kernfunktion.
Empfehlung nach Budget und Bedarf
- Budget: 0 €: Google Meet (mit kostenlosem Google-Konto) oder Zoom Free für 1:1-Calls
- Budget: niedrig, Team klein: Whereby Pro (einmalig günstiger Raum)
- Microsoft-Nutzer: Microsoft 365 Business Basic – Video inklusive
- Google-Nutzer: Google Workspace Starter – Meet inklusive
- Externe Kundenmeetings, Branding wichtig: Zoom Pro
Die meisten Teams zahlen für Videokonferenzen zu viel. Wer bereits Microsoft 365 oder Google Workspace nutzt, hat ein vollwertiges Videocall-Tool inklusive. Nur wer spezielle Features oder externes Branding benötigt, braucht Zoom Pro oder ähnliches.
- Zoom Preisübersicht: zoom.us/pricing
- Google Workspace Preise: workspace.google.com/pricing
- Microsoft 365 Preise: microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/compare-all-plans
- Whereby Preise: whereby.com/pricing